Przed kontaktem ze szpitalem
Zakres spraw załatwianych w szpitalu zależy od działających w nim oddziałów, poradni i pracowni diagnostycznych. Przed telefonem należy ustalić, czy chodzi o przyjęcie na oddział, wizytę ambulatoryjną, badanie czy odbiór dokumentacji medycznej. Każda z tych spraw może być obsługiwana przez inną rejestrację. Przydatne są nazwa oddziału lub poradni, numer skierowania oraz informacja, czy termin został już wyznaczony. Jeżeli sprawa dotyczy bliskiej osoby, szpital może ograniczyć zakres informacji udzielanych przez telefon ze względu na ochronę danych pacjenta.
Przy planowanym leczeniu należy potwierdzić miejsce i godzinę zgłoszenia oraz zasady przygotowania do zabiegu lub badania. Warto zapytać, czy trzeba być na czczo, przyjąć codzienne leki i dostarczyć wcześniejsze wyniki. Nie należy samodzielnie odstawiać leków przed hospitalizacją: sposób ich stosowania powinien określić personel medyczny. O terminie przyjęcia i wymaganiach organizacyjnych najlepiej upewnić się bezpośrednio w placówce, ponieważ mogą różnić się między oddziałami.
Dokumenty i przebieg planowego przyjęcia
Na przyjęcie zwykle zabiera się dokument tożsamości, skierowanie, jeśli jest wymagane, oraz dostępną dokumentację dotyczącą leczonego schorzenia: wypisy ze szpitala, wyniki badań i listę przyjmowanych leków z dawkami. Skierowanie elektroniczne można zazwyczaj wskazać za pomocą kodu i numeru PESEL, ale sposób jego obsługi przy rejestracji warto potwierdzić wcześniej. W przypadku dziecka potrzebne mogą być dokumenty jego opiekuna. Przed wyjazdem należy też sprawdzić, czy oddział przekazał własną listę rzeczy osobistych i dodatkowych badań wymaganych przed przyjęciem.
Po zgłoszeniu personel weryfikuje dane pacjenta i dokumenty, a następnie przekazuje informacje o dalszych czynnościach. Wyznaczona godzina zgłoszenia nie zawsze oznacza godzinę rozpoczęcia zabiegu. Jeżeli stan zdrowia zmienił się od czasu ustalenia terminu, należy poinformować o tym oddział przed przyjazdem. Dotyczy to zwłaszcza gorączki, infekcji lub nowo rozpoznanych dolegliwości, które mogą wpłynąć na plan leczenia.
Nagłe zachorowanie i zagrożenie życia
Planowa rejestracja nie służy do uzyskania natychmiastowej pomocy w stanie zagrożenia życia. Przy utracie przytomności, poważnych trudnościach z oddychaniem, objawach udaru lub silnym bólu w klatce piersiowej należy dzwonić pod numer 112 albo 999. Dyspozytor oceni sytuację i wskaże dalsze postępowanie. W innych nagłych dolegliwościach sposób uzyskania pomocy zależy od objawów i pory dnia; przed wyjazdem należy sprawdzić, gdzie działa właściwy punkt pomocy oraz czy dana placówka prowadzi szpitalny oddział ratunkowy. Nie każda izba przyjęć pełni funkcję SOR.